秘密保持契約書とは？必要なケースと作成方法を解説！
- 顧問弁護士
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企業が自社の機密事項を守り、安全に経営を進めていくためには「秘密保持契約書」が必須と言えます。そこで、何のために秘密保持契約をするのか、どのようなケースで必要となるのか、秘密保持契約書の作成方法についても押さえておきましょう。
今回は、秘密保持契約書を作成する意味や必要となるケース、作成方法について、弁護士法人YMPの弁護士が解説します。
このページの目次
秘密保持契約書とは
「秘密保持契約書」とは、企業の機密情報を取引先に知らせるとき、その内容を他に漏えいしないことを約束させる契約書です。英語では「Non-DisclosureAgreement」というので、略して「NDA」と呼ばれることも多いです。他に、「機密保持契約書」や「CA（Confidential Agreement）」と呼ばれるケースもありますが、すべて同じ意味です。
秘密保持契約書（NDA）を作成する意味
次に、なぜ秘密保持契約書を作成するのか、説明します。
秘密保持契約書を締結する目的は、主に「企業が安全に取引を行うこと」です。もし、秘密保持契約がなかったら、取引相手が自社の機密事項を他に漏らしてしまうかもしれません。たとえば、取引相手が、自社が秘密裏に進めているプロジェクト内容を外に漏らしてしまったら、せっかくのプロジェクトが頓挫してしまうこともありますし、自社の情報をライバル社に知られて先を越されてしまったり、弱点を突かれてしまったりすることも考えられます。そのようなことでは、安心して取引に入ることはできないでしょう。
そこで、秘密保持契約を締結し、取引先に対し、秘密漏えいを厳禁することによって、リスクを回避する必要があります。
秘密保持契約書（NDA）を締結すべき場面
それでは、秘密保持契約を締結するのは、どのようなケースなのでしょうか？
多いのは、他社に外注（業務委託）するケースです。外注するときには、どうしても自社の内部事情を相手に知らせることになりますが、取引相手は自社の従業員ではありませんし、取引相手自身もいろいろな別の取引行為をしているでしょうから、情報がどこまで広がっていくか分かりません。そこで、漏えいを防止する必要性が高いです。
また、M&Aを行うときにも、必ず秘密保持契約を締結します。M&Aを進める際には、自社の財務状況や人事、許認可の状況、資産内容など、仲介業者や取引候補者にかなり詳細に明らかにすることになるためです。
その他、「自社の情報を秘密にしたい」と考えるケースでは、どのような場合にも秘密保持契約を利用することが有効です。どのようなケースで秘密保持契約を締結したら良いかわかりにくい場合、弁護士までご相談下さい。
秘密保持契約書の書き方、作成方法
秘密保持契約書を作成するときには、以下の手順で進めましょう。
タイトルと当事者の記入
まずは「秘密保持契約書」というタイトルを書きましょう。そして、契約当事者を特定します。契約書では当事者を「甲」「乙」表記にすることが通例ですので、開示者を「甲」受領者を「乙」などとすると良いでしょう。
情報開示の目的
今回の契約において、何の目的で秘密情報を開示するのか、定めます。これにより、「目的外の情報利用」を禁ずることができます。
「秘密情報」の定義
次に、何を「秘密情報」とすべきか、明らかにする必要があります。秘密情報に含まれないものについては相手が漏えいしても文句を言えないので、きっちり定義づけしておくことが大切です。また、公知の事実などについては「秘密情報」に含まないという例外規定もおいておくことが一般的です。
目的外使用の禁止
秘密情報の受領者は、開示者の承諾なしに、秘密情報を目的外に利用してはならないことを定めます。
複製の制限
秘密情報を開示するときには、情報の受領者が、受けとった情報を勝手に複製できないように制限しておくことが望ましいです。たとえば、「原則として複製を認めないが、開示者の許諾がある場合には認める」などとしておくとよいでしょう。
秘密保持義務
秘密保持契約書（NDA）の根幹である秘密保持義務を定めます。秘密情報を適切に管理し、漏えいを禁ずる条項です。ただし、裁判所や警察など、開示が必要なケースもあるので、そういったケースについては例外規定をおきます。
契約終了時の取扱い
契約が終了したときには、受けとった情報を廃棄するか返還する必要があります。廃棄する場合には、「破棄（廃棄）証明書」を情報の受領者から提出させるようにしておきましょう。
漏洩時の対処方法
万一秘密情報が漏えいしたときやそのおそれがあるときには、それ以上損害が拡大しないように、開示者が受領者に状況報告を求めたり再発防止措置をとらせたりすることができること、また、開示者自らが調査をする権限を認める条項を定めておきましょう。
差止
受領者が契約に違反して情報漏えい行為をしている場合、開示者は受領者に対し、禁止行為の差し止め請求ができることを定めます。
損害賠償
受領者の責任によって秘密情報が漏えいしたときには、受領者が損害賠償義務を負うことを定めます。
契約の有効期間
たとえば1年間としてあとは自動更新にするなど、ケースによって契約期間を定めましょう。
暴力団排除条項（反社条項）
契約書一般に求められる、暴力団排除条項（反社条項）を定める必要があります。反社というのは、「反社会的勢力」のことです。主に、契約当事者双方が、暴力団関係者ではなく、暴力団関係者を使ったり暴力団に使われたりすることもないことを保証します。
協議事項
協議事項として、契約に定めのないことは、お互いに協議して定める旨書き入れておきましょう。
日付と署名押印
最後に、契約日付を入れて、開示者と受領者の双方が契約書に署名押印をしたら、秘密保持契約書は完成します。
原本を1通ずつ保管する
秘密保持契約書が完成したら、同じものを2通作成して契約当事者が1通ずつ保管します。
なお、秘密保持契約書には、印紙代は不要ですので印紙を貼る必要はありません。
秘密保持契約書（NDA）作成を弁護士に依頼するメリット
秘密保持契約書の作成は、弁護士に依頼することも可能です。以下で、そのメリットをご紹介します。
有利に契約交渉を進められる
契約を締結するときには、契約相手との交渉が必要です。秘密保持契約においても、相手との話合いにより、たとえば以下のようなことを決定しなければなりません。
- どこまでを「秘密情報」とするのか
- 情報開示の「目的」を何にするのか
- 受領者による複製権をどこまで認めるのかあるいは一切認めないのか
- 契約終了時の取扱いはどうするのか
- 契約期間はいつからいつまでとするか
なるべく自社に有利な内容にしておくことにより、トラブルを効果的に防止できますし、万一トラブルになったときの損失も抑えることができます。弁護士であれば、クライアント企業が受ける損失を最小限にすべく、将来のトラブルも予測して、適正な条件での契約締結交渉を進めることが可能です。
契約書を作成する手間が省ける
秘密保持契約書の作成は、非常に手間のかかるものです。まずはどちらかが契約書のたたき台を作成し、それを相手に送って相手の意見を聞き、修正のやり取りを重ねながら、最終的に両者が納得できる内容に整えなければなりません。
契約交渉に慣れていない企業などの場合、どのように交渉を進めて良いか判断しがたいので、スムーズにやり取りを進めることが難しくなりますし、自社に有利な判断をすることも難しいでしょう。契約書作成業務に時間を割かれては、本業がおろそかになってしまうおそれもあります。
弁護士に契約書作成をお任せ頂けましたら、クライアント企業は普段の経営に専念することができます。
秘密保持契約書作成は、弁護士法人YMPにお任せ下さい
現代のような情報化社会においては、秘密保持契約書の作成・締結は非常に重要なものと言えます。
「こんなとき、秘密保持契約書を作成した方が良いのか？」
「これで、有効な内容の契約書になっているのか？」
このようなことが心配なケースでは、是非とも一度、中小企業の法務に強い弁護士法人YMPまでお任せ下さい。